Nota fiscal no MEI de confeitaria: quando e como emitir

A situação costuma ser esta: uma empresa quer 200 brigadeiros para um evento e avisa "manda a nota fiscal junto". Se você é MEI e nunca emitiu uma nota, a primeira reação é travar.

Dá para resolver, e é menos complicado do que parece. Mas antes de procurar o emissor, entenda quando você é obrigada a emitir e qual é a nota certa para quem vende doce.

Quando o MEI precisa emitir nota fiscal

A regra do MEI tem dois lados:

Venda para pessoa física, o consumidor final com CPF: não é obrigatório. A mãe que encomenda o bolo de aniversário não precisa receber nota. Se ela pedir, você pode emitir, mas a lei dispensa o MEI nesse caso.
Venda para pessoa jurídica, a empresa com CNPJ: é obrigatório. Cafeteria, restaurante, escritório que compra cesta de Natal, buffet que terceiriza os doces. Todos têm direito à nota, e você tem de emitir.

Existe uma exceção, quando a própria empresa compradora emite a nota de entrada da mercadoria. Isso é raro no dia a dia da confeitaria. Na prática, vendeu para CNPJ, emite nota.

Mesmo quando não emite, registre a venda. O relatório mensal de receitas e a declaração anual do MEI pedem que você saiba quanto vendeu, com ou sem nota.

Nota de produto ou nota de serviço

Aqui está o erro mais comum. Bolo, doce, torta e salgado são produtos. Você fabrica e vende uma mercadoria, então a nota é de produto, a NF-e, controlada pela Secretaria da Fazenda do seu estado, a Sefaz, porque a venda de mercadoria envolve ICMS.

A nota de serviço, a NFS-e, é para quem presta serviço: dar aula de confeitaria, fazer consultoria, decorar um bolo que o cliente trouxe pronto. Desde setembro de 2023 o MEI emite nota de serviço pelo Emissor Nacional, no portal do governo federal. Ela não serve para vender o bolo.

Há ainda a NFC-e, a nota do consumidor, aquele cupom que sai no caixa de loja e padaria. Ela é para venda presencial no varejo. O MEI não é obrigado a usar, e as regras sobre o MEI emitir NFC-e mudam de estado para estado. Para quem vende sob encomenda, a NF-e resolve as vendas para empresa.

Resumo do caso mais comum: empresa comprou doce, você emite NF-e de produto pela Sefaz do seu estado.

O que você precisa antes de emitir

Confira três coisas antes da primeira nota.

Inscrição estadual

Para emitir NF-e, o seu MEI precisa estar inscrito no estado. Em muitos estados a inscrição sai automaticamente quando a atividade é de fabricação ou comércio. Em outros, é preciso pedir na Sefaz. Consulte o seu CNPJ no site da Sefaz do seu estado para ver se há inscrição ativa.

Atividade registrada

A atividade do seu cadastro de MEI tem de ser de fabricação ou venda de doces e bolos. Se o MEI foi aberto só com atividade de serviço, a Sefaz pode não liberar a nota de produto, e aí é preciso alterar o cadastro no Portal do Empreendedor.

Um jeito de emitir

Isso varia por estado. Algumas Sefaz oferecem emissor gratuito no próprio site ou em aplicativo, com acesso pela conta gov.br. Em outros estados você precisa de um programa emissor, pago ou gratuito com limite de notas, e de certificado digital do tipo e-CNPJ, que tem custo anual, em geral entre R$ 150 e R$ 300 conforme a certificadora e o tipo. Pesquise "emissor de NF-e para MEI" com o nome do seu estado ou pergunte direto na Sefaz.

Como a empresa cliente pede a nota

Quando a empresa disser que precisa de nota, peça estes dados por escrito, antes de produzir:

Razão social e CNPJ.
Inscrição estadual da empresa, ou a informação de que ela é isenta.
Endereço completo.
E-mail para onde mandar o arquivo da nota.

Pergunte também se o financeiro tem alguma exigência, como número do pedido de compra na nota ou data limite do mês para receber notas. Empresa maior costuma pagar só depois de receber a nota, às vezes em 30 dias. Isso entra na conversa de preço e de sinal, antes de fechar, e não depois da entrega.

Passo a passo geral da emissão

Os campos mudam um pouco de um emissor para outro, mas a sequência é parecida:

Entre no emissor com a sua conta ou o certificado digital.
Preencha os dados do destinatário, que é a empresa.
Informe a natureza da operação: venda.
Cadastre o produto com descrição ("brigadeiro tradicional, unidade" ou "bolo de chocolate 2 kg"), quantidade e valor unitário. O emissor vai pedir o NCM, que é o código de classificação do produto, e o CFOP, que é o código da operação. Para venda de produção própria dentro do mesmo estado, o CFOP costuma ser 5101. O NCM depende do produto, então confirme com a Sefaz ou com um contador na primeira vez e depois reaproveite o cadastro.
Marque o regime tributário do MEI. O MEI não destaca ICMS na nota, porque o imposto já está no DAS mensal.
Revise e transmita. A Sefaz autoriza em poucos segundos e gera o arquivo XML e o DANFE, a versão em PDF da nota.
Envie o XML e o DANFE para o e-mail da empresa e guarde uma cópia.

Um exemplo: 200 brigadeiros a R$ 2,50 para um evento corporativo. A nota sai com quantidade 200, valor unitário R$ 2,50 e total dos produtos de R$ 500,00. Se a empresa também paga a entrega, de R$ 25,00, o valor entra no campo de frete da nota, e o total vai para R$ 525,00.

Erros que dão dor de cabeça

Emitir nota de serviço para venda de doce. A empresa pode recusar, e você vai ter de cancelar e refazer.
Perder o prazo de cancelamento. Nota com erro pode ser cancelada num prazo curto depois da autorização, em geral de 24 horas, conforme o estado. Depois disso o caminho é mais burocrático.
Esquecer o teto do MEI. Toda nota emitida soma no faturamento do ano, junto com as vendas sem nota, e o limite anual do MEI vale para o total.

A primeira nota é a que assusta. Com a inscrição estadual ativa, o emissor certo para o seu estado e o produto cadastrado uma vez, as próximas viram tarefa de cinco minutos. E vender para empresa deixa de ser um pedido que você recusa por medo da papelada.